Fondé en 2006 suite à une requête de l’Association of College and Research Libraries Western European Studies Section (ACRL-WESS), le CIFNAL (The Collaborative Initiative for French Language Collections) collabore avec des partenaires francophones en Amérique du Nord. A l’instar de l’Association Internationale Francophone des Bibliothécaires et Documentalistes (AIFBD), le CIFNAL s’associe à des groupes de travail et des partenaires extérieurs de façon à identifier, situer, diffuser, valoriser et rendre visible les collections françaises et francophones disponibles dans les bibliothèques universitaires d’Amérique du Nord. Dès lors, et en raison de sa liaison avec le CRL (Center for Research Libraries), le CIFNAL crée notamment un groupe, le « Collection Development Working Group », chargé de faciliter et améliorer l’accès aux collections françaises et francophones des bibliothèques Nord-Américaines. Ce groupe est composé de cinq membres : Hélène Huet (University of Florida, Chef du groupe), Kelsey Corlett-Rivera (University of Maryland, College Park), Emma Popowich (University of Manitoba), Deborah Raftus (University of Washington) et Sarah Wenzel (University of Chicago).

L’Ecole nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques (Enssib), située à Villeurbanne près de Lyon en France, participe depuis plusieurs années à des projets de coopération à l’international. Ainsi, et à dater de son adhésion au CA de l’Association Internationale Francophone Bibliothèques et Documentation (AIFBD), l’Enssib ambitionne de multiplier les partenariats avec des universités et des bibliothèques francophones de manière à rendre visible les collections françaises et francophones dans le monde. De ce fait, l’établissement devient partenaire du CIFNAL à partir de 2008.

Souhaitant identifier les collections françaises et francophones les plus importantes dans les bibliothèques universitaires d’Amérique du Nord, le « Collection Development Working Group » de CIFNAL, a choisi de collaborer avec l’Ecole nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques (ENSSIB). Par conséquent, la responsable des relations internationales Raphaëlle Bats recrute Anne-Charlotte Pivot, élève en Master 1 Cultures de l’Ecrit et de l’Image (CEI), afin de mener à bien cette mission dans le cadre d’un stage volontaire du 4 juillet au 28 juillet 2017.

Le projet du CIFNAL, et du « Collection Development Working Group » en particulier, est de créer une base de données accessible en ligne répertoriant les collections françaises et francophones des bibliothèques universitaires d’Amérique du Nord. Pour ce faire, dans un premier temps, il faut alors effectuer un inventaire des collections françaises et francophones. Comme point de départ, le CIFNAL s’appuie sur la liste créée par le Western European Studies Section de l’Association of College and Research Libraries : « The Notable European Studies Holdings in North America » afin de générer une base de données sous forme de listes permettant de classer les collections par pays, par thématique, par université et par langue en rassemblant les collections françaises et francophones disponibles dans les bibliothèques universitaires d’Amérique du Nord.

Ainsi, dans le cadre d’un stage à distance en partenariat avec l’Enssib, Anne-Charlotte Pivot, élève en Master 1 CEI, oriente ses recherches en faveur d’un outil ou d’un logiciel susceptible de permettre la création d’une base de données pour le CIFNAL : Airtable. Adopté par le « Collection Development Working Group », cet outil collaboratif pourvu d’une fonction de recherche extrêmement précise est susceptible de répondre à la demande du CIFNAL. En effet, Airtable, en permettant la collaboration entre les bases de données, en donnant lieu à des espaces de collaboration entre administrateurs, et en rendant les données accessibles à des utilisateurs extérieurs se présente comme un outil optimal pour ce projet.

Accessible depuis n’importe quel objet électronique (Portable, ordinateur fixe, tablette), l’outil Airtable est un SaaS (Software as a service) et son interface graphique similaire à un tableur Excel permet de stocker des données en quantité illimitée, exportables sur un site internet et partageable avec d’autres usagers dans le monde entier.

Classant les collections en six catégories (Holding Institution, Language, Name of Collection, Geographic Focus of Collection, Description of Collection, Link to Collection/Finding Aid), la base de données « CIFNAL BASE » créée par l’intermédiaire de l’outil Airtable permet d’effectuer des recherches via un onglet situé en haut à droite. Ainsi, on trouve par exemple actuellement treize collections contenant des fonds Alexandre Dumas :

En outre, et par l’intermédiaire de l’onglet « Share », on peut inviter des membres et accroître le nombre d’administrateurs sur la base. Cette fonctionnalité permet de collaborer à plusieurs et de travailler sur la base de données en temps réel.

De plus, l’outil Airtable, en générant une URL (Uniform Resource Locator) privée, donne une visibilité à l’interface en permettant à des usagers extérieurs d’accéder à la base de données avec le lien suivant : https://airtable.com/shr0BqFWErO37DpB6.

Permettant aux utilisateurs et aux chercheurs de consulter et de visualiser les données sans possibilité de modification, Airtable est apte à valoriser les collections numérisées des bibliothèques universitaires d’Amérique du Nord en assurant leur diffusion et en garantissant leur accessibilité pour des publics diversifiés (étudiants, chercheurs, enseignants, etc.).

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